Architecture Data & Marketing Ops : Traçabilité et structuration du pipeline
100 % du routage manuel ADV supprimé
Le défi : Opacité du ROI et absence d'infrastructure CRM
L'enjeu majeur était de résoudre la déconnexion entre les investissements d'acquisition (SEA / SEO) et le chiffre d'affaires généré. Malgré un site web captant des leads qualifiés, l'absence d'un CRM dédié rendait la traçabilité impossible. Le processus de redistribution interne s'effectuait par e-mail, imposant une charge administrative chronophage (ADV / Direction) et ralentissant le cycle de vente. Le défi consistait à architecturer un système de suivi rigoureux pour structurer l'entonnoir commercial et poser les fondations d'un calcul précis du ROI.
L'exécution : Création d'un pipeline Data et automatisation des flux
J'ai conçu une infrastructure reliant les formulaires d'acquisition aux tableaux de bord de suivi, en pilotant les prestataires externes et les outils internes :
- Structuration du pipeline de données : Création d'un tunnel automatisé (via Webhooks et Power Automate) reliant Gravity Forms à une base de données OneDrive centralisée. Chaque lead génère une entrée instantanée, enrichie de colonnes de qualification (statut, valeur estimée).
- Tracking d'attribution (GTM): Pilotage de l'agence externe pour intégrer un plan de taguage strict. L'objectif : capturer les paramètres UTM et Google Client IDs afin d'associer chaque lead à sa campagne d'origine pour calculer le Coût d'Acquisition Client (CAC).
- Automatisation du dispatch (Microsoft Teams) : Suppression du routage manuel. Power Automate déclenche une notification "Push" instantanée dans un canal Teams dédié. Les commerciaux reçoivent l'alerte sur le terrain avec un lien direct vers le fichier de qualification.
- Monitoring Power BI & roadmap ERP : Modélisation d'un tableau de bord connecté en temps réel à ce "mini-CRM" pour piloter l'entonnoir. L'infrastructure data est architecturée pour permettre, en phase 2, l'interfaçage avec l'ERP (IFS) afin d'y injecter les devis validés avec l'attribution "Site web".
Le bilan : Traçabilité et fluidité du cycle de vente
- Suppression des goulots d'étranglement : Le temps administratif lié à la redistribution manuelle des leads par l'ADV a été réduit à zéro. Le processus est désormais 100 % passif et instantané.
- Accélération du Time-to-Lead : Les équipes de vente sont notifiées en temps réel sur le terrain. L'accès direct au fichier de qualification raccourcit drastiquement le cycle de prise en charge du prospect.
- Pilotage commercial : Le système offre à la direction une photographie en temps réel de l'entonnoir de conversion. Il permet d'identifier instantanément les leads en attente d'action, responsabilisant la force de vente sur le traitement des opportunités.
- Traçabilité des investissements (Phase 1) : Le budget d'acquisition n'est plus une dépense aveugle. Le tableau de bord permet d'évaluer le coût d'acquisition sur les leads qualifiés et pose les bases techniques pour le calcul automatisé du ROI final, une fois l'intégration ERP achevée.